災害時の安否確認システム。社員の安全をどのように確保するか

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大地震や台風など、毎年数多くの自然災害が発生し、日本各地で大きな損害が発生しています。災害がいつ起こるともわからない状況下で、今従業員の安否確認システムを導入する企業が増えています。

今回の記事では、この安否確認システムの導入メリットや具体的な機能、オススメのサービスなどをご紹介します。

安否確認システムとは

はじめに、安否確認システムがどのようなものかを把握しておきましょう。

安否確認システムの概要

安否確認システムとは、地震などの災害が発生した際に、社員やその家族が安全かどうかを円滑に確認できるシステムです。一人一人に電話やメールを送信することで、安否確認することができます。

しかし、一人一人に個別に安否確認を行うには膨大な時間や手間がかかります。また、災害時は普段より連絡が取れなくなる可能性が高く、安否確認にも簡単に行うことはできません。事業の存続や社員の安全を確保するために、企業は災害時でも確実に社員と連絡を取り合えるようにする必要があります。

そのため緊急時でも確実かつ円滑に連絡を取り合える安否確認システムの導入が重要になります。

安否確認システムを導入するメリット

詳しくは後述しますが、安否確認システムには災害時でも効率的かつ確実に連絡を取れる、多くの機能が備えられています。そのため、社員の安否や現状を確実かつ素早く確認できます。

また、安否確認システムの導入はBCP(事業継続計画)においても重要となります。災害が起きた直後に社員全員の安否を確認するだけでなく、被災の程度が低い社員に協力を仰ぎ、早期の事業復旧にあてることもできます。素早く事業を復旧させることで、資金繰りの悪化や倒産を防ぐ可能性を大きく高めることができます。

安否確認システムの主要な機能

安否確認システムには、主に下記4つの機能が備わっています。

一斉・自動配信

安否確認システムで最も重要なのが、一斉配信・自動配信の機能です。

一斉配信とはすべての従業員に連絡事項をまとめて送信する機能、自動配信はあらかじめ定めた条件(震度○以上など)を満たした場合に、自動で連絡事項を送信する機能です。一斉配信や自動配信の機能があるおかげで、短時間かつ少ない手間で多くの社員の安否を確認できます。

アンケートの回答・集計

安否確認システムには、一斉・自動送信した安否確認について、「はい・いいえ」や「安全・重傷」といった簡単なアンケート形式で社員が回答できる機能をもつものもあります。災害時は多くの社員がパニックに陥ったりプライベートの連絡などで、複雑な返答を行うのは困難です。

突然の災害時でも、手間をかけずに簡単に回答できるアンケート機能は、社員の負担を大きく軽減できるでしょう。また、社員から得られた回答を自動で集計する機能が付いた安否確認システムも増えてきています。

回答結果を自動集計する機能があることで、経営陣の負担軽減につながり、迅速な指示出しや事業の再開につなげることができます。

チャット・掲示板

チャットや掲示板の機能は、社員と経営者、社員同士などで双方向的にやり取りする上で役に立ちます。経営陣から社員に対して一方向的な指示だけで事業を復旧させるのは困難です。

安否確認後の事業復旧も見据えると、故障した設備や不足している資材などをすぐに経営層に伝えられる、双方向的なやり取りを可能にするチャットや掲示板も安否確認システムには欠かせません。

音声通話

複雑なやり取りは、チャットや掲示板よりも音声通話が適している場合があります。多くの安否確認システムで標準装備されています。

安否確認システムをえらぶポイント

一口に安否確認システムといっても、その良し悪しは様々です。コストを無駄にしないためにも、下記4つのポイントを踏まえて安否確認システムを選びましょう。

自社に必要な機能が搭載されているかを事前に確認する

会社の規模や事業内容によって、安否確認システムに備わっているべき機能は異なります。たとえば従業員の数が多い場合は、回答の自動集計や安否確認の自動送信機能は必須と言えます。

また、事業の復旧に複雑なコミュニケーションが求められる場合は、音声通話やチャット機能が必要となるでしょう。安さを求めるあまり、必要な機能を見落とさないように注意が必要です。

通知・連絡手段がなるべく多いシステムをえらぶ

確実に社員の安否確認や双方向的な連絡を取れるために、通知・連絡手段が多様な安否確認システムを選ぶのがベストです。

たとえばメール機能しかない場合、あまりメールを見る習慣がない社員は連絡に気づかない可能性があります。全ての社員と確実に連絡をとるためにも、掲示板や音声通話、SNSとの連携など、連絡手段が多い安否確認システムを導入しましょう。

機能に見合った価格のシステムを選ぶ

価格が高いからといって、必ずしも機能が優れているとは限りません。中には、価格の高さに機能が見合っていない安否確認システムもあります。複数の安否確認システムを比較し、機能に見合った価格のシステムを選ぶようにしましょう。

過去の運用実績が優れているシステムをえらぶ

優れた安否確認システムをえらぶ上では、過去の運用実績を確認するのが一番です。例えば、熊本地震や東日本大震災といった未曾有の大災害でも問題なく稼働したシステムならば、今後も問題なく活用できる可能性が高いでしょう。

オススメの安否確認システム3選

最後に、オススメの安否確認システムを3つご紹介します。実際に安否確認システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

セコム安否確認サービス

数ある安否確認システムの中でも、もっともオススメなのはセコム安否確認サービスです。オススメする最大の理由は、機能の豊富さです。

自動配信や一斉配信、回答の自動集計といった基本的な機能はもちろん、音声での安否確認やLINEとの連携といった機能も搭載されています。

また、地震のみならず台風や感染症などにも対応している点や、専門のスタッフが24時間365日体制で災害情報を確認している点など、他のサービスにはない強みを持っています。機能の豊富さとサービスの品質、どちらをとっても業界随一のサービスです*。

*参照:安否確認サービス – セコム

安否確認サービス2

安否確認サービス2は、トヨクモ株式会社が提供しているサービスです。基本的なサービスはもちろん、電話での連絡や送信状況の確認といった便利な機能も豊富に搭載されている点がオススメの理由です。

また、他の安否確認システムと比較して、必要な機能だけが搭載されたシンプルな作りになっている点も高い評価を得ています。直感的な操作性の高さから、ITツールが苦手な社員でも問題なく使えるでしょう*。

*参照:安否確認サービス2 – トヨクモ

Biz安否確認

最後に紹介するのは、NTTが提供する安否確認システム「Biz安否確認」です。最大の強みは、強固な通信インフラを持つNTTグループが運営している点です。

東日本大震災で高い安全性が立証された同社のデータセンターが基盤となっているため、大きな災害でも問題なく活用できる可能性が高いです。また、社員の位置を地図上で確認できる機能や、社員が家族の安否確認を行える機能など、他の安否確認システムにはないメリットも豊富です*。

*参照:Biz安否確認/一斉通報 – NTT Communications

まとめ

社員の安全を確保する点はもちろん、事業を継続する上でも安否確認システムの導入は欠かせません。昨今、災害が激しくなる中、いつ自社が大きな自然災害に巻き込まれ、社員の安全を守る立場になるかは誰もわかりません。

社員の安全を守り、罹災後の早期復旧、事業の継続を行うために安否確認システムは重要なツールであることは間違いありません。導入していない企業はいち早く導入を検討するべきでしょう。

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