実用的で効率的な策定を目指す!BCP策定の基本を解説

BCP
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新型コロナウイルス感染症が世界のビジネス環境の再構築を迫る中、不測の事態への備えとなるBCPの策定を本格的に検討する企業も多いと思います。しかし、実際にBCPを策定をしている企業はまだまだ少ないのが現状です。そこで、今回の記事では、BCP策定において押さえるべき基本的なポイントを解説していきます。

BCP策定とは

「策定」とは、方針を立て物事の処置を定めることを意味します。「策定」を大きく2つに分けると、以下になります。

  • 方針を立てる
    • 基本方針を決定して、BCPの対象となる事象を決定し、対処の方法の方向性を決定します。
  • 処置を定める
    • 処理方法を実行可能になるよう具体的に落とし込み、BCPの運用方法と体制を決定します。

方針を立てる

基本方針の決定

基本方針とは、『何のために』という目的と、『どこまでやるのか』という要点や範囲を決定することを意味します。この基本方針を明確にすることで、BCPを策定した人だけでなく、経営者や現場の従業員など、会社全体でBCPの意義を理解され、不測の事態の際に行うべき行動を周知させることができます。

目的

BCP策定をすることの目的は、緊急事態時においても中核事業を存続、継続させ、早期復旧を行うことで企業価値を維持または向上させることにあります。事業が継続するために、最低限以下の3つを守必要があります。

  1. 従業員とその家族の生命や健康
  2. 顧客の信用
  3. 売上・利益=地域経済の活力

要点と範囲

BCPにおいて中小企業が特に重視すべきものは以下の4点と言われています*。

  1. 企業同士の助け合い
    • 日常的な取引などを通じて事業の中で必要な業務の分担や情報交換など協力体制を構築し事業を相互に補完しています。緊急時には、この企業間の繋がりを維持するために企業同士で助け合うことで事業継続が実現できます。
  2. 緊急時であっても商取引上のモラルを守る
    • 緊急時であることを理由に日頃の事業上の信頼・信用を損なう行為を行うのは控えましょう。緊急時から日常に回復した後の事業継続に支障が出ます。
  3. 地域を大切に
    • 中小企業の顧客や従業員は地域に根ざしている場合が多くあります。そのため、企業の事業継続と並行して地域への貢献活動が望まれます。
  4. 公的支援制度の活用
    • 緊急融資制度や特別相談窓口など緊急時に活用できる中小企業向けの各種支援制度を活用します。

参照:中小企業BCP策定運用指針 – 中小企業庁

社内運用体制の決定

企業規模に関わらず、BCP策定には経営者のリーダーシップが不可欠です。経営者と総務と財務と営業やシステム部門などの各セクションから担当者を選出します。

中核事業の決定と、構成要素と必要資源の洗い出し

基本方針が決定した後、企業の存続にかかわる事業である中核事業を選定します。BCPでは、企業の存続に必要となるこの中核事業の保全と早期復旧に焦点をあてます。中核事業の選定には、現在の収益性だけでなく、将来の収益性などを加味する必要があり、非常に難しい決断を強いられる企業も多いと思います。中核事業の選定は最終的に経営者の判断によって行われます。

中核事業が決定したら、中核事業を構成する業務を洗い出します。飲食事業が中核事業であれば、『仕入れ』『調理』『販売』などが構成業務に該当します。この中核事業を構成する業務を継続するために必要な資源(ヒト・モノ・カネ・情報など)も洗い出していきます。

そして、この構成要素や資源それぞれに目標復旧時間を設定します。業種別の目標復旧時間については、中小企業庁『目標復旧時間に関する参考事例』が参考になります。

災害を想定し、中核事業がうける影響を評価する

影響を受けそうな災害を洗い出し、中核事業がうける影響を評価します。

具体的には、発生頻度と事業への影響度合いの2軸で考えます。地震などの自然災害は発生頻度は高くありませんが、事業への影響が高くなる傾向があります。一方、風水害などは発生頻度が中程度と高いですが、事業への影響度はそれほど大きくない場合が多いです。様々な災害の発生頻度と影響度合いを検討する上で中小企業庁が公開している「企業を取り巻くリスク」が参考になります。

処置方法の方向性の確認

次に、緊急事態が起こった場合に中核事業の継続と早期復旧を達成するための必要な対策と準備を検討します。本プロセスで考慮すべき事項は以下の2つになります。

  1. 緊急事態に中核事業を継続、早期復旧させるための必要資源の確保策
  2. 緊急事態における影響最小化のための事前対策
1. 中核事業を継続・復旧するための必要資源の確保方法

緊急事態時に中核事業の継続に必要な資源が入手出来なくなることは容易に想定できます。そういった場合に備えた代替策を検討します。具体的には、以下のような代表的な必要資源について代替策を講じておきます。

  • 従業員
  • 事業拠点と設備を動かす電力などのインフラ
  • 資金
  • 情報(ネットワークなどのインフラシステムやデータなど)
2. 影響最小化のための事前の対策と準備

事前の対策は、許容する影響範囲内でかつ目標復旧時間内に中核事業が復旧するという観点から事前対策の立案とその実行のために必要な準備を行います。それぞれの資源に対して『保護』と『代替準備』、ソフトとハードのそれぞれ2軸で準備を行います。

ソフトウェアハードウェア
保護・必要情報の電子化・施設の耐震化
代替案・緊急時スタッフ連絡網の作成
・メインシステム故障時のバックアップ
システムの稼働運用マニュアル作成
・バックアップシステムの設置

対策を講じる順番は、中核事業に影響が出やすい災害や、その災害により影響を強く受ける必要資源から順番に実施していきます。

対策方法を決める

実際にBCPの対策方法を決める段階において重要になるのは、以下の2点になります。

  1. 処理方法の具体的手順と運用体制の決定
  2. BCPの定着のための教育と訓練計画策定

これらの決定をしたうえで、いつ、誰が、どのような体制で実施するかについて明文化します。

処理方法の具体的手順と運用体制の決定

BCP発動基準

BCP発動基準とは、まさにBCPが発動される基準のことです。この基準に沿ってBCPを発動させることで、中核事業の保全と早期復旧への素早い対応が可能となります。

対応体制

対応体制は、BCP発動時に経営者をトップとして、指示、命令と情報伝達をコントロールをします。復旧や外部対応、支援など各BCPにおける役割が部署や従業員でそれぞれ異なってくるため、各チームでリーダーを設けて、必要な情報や状況が分かるようにします*。
参考:BCPを策定する – 中小企業庁

必要情報、対処方法などの文書化

BCPが発動された場合に誰がどのような動きをしなければならないか、代替資源は何でどのように確保するか、事業継続において必要な情報は何か、などを社内で共有し、認識を一致させるために、BCPと関連する情報を文書にまとめておく必要があります。

BCPの定着のための教育と訓練計画策定

対処方法の具体的手順が文書化出来たら、BCPの策定は完了となります。ただし、BCPを実行するためには、社内でBCPを定着させる必要があります。そのためには、従業員への定期的な教育と訓練が必要になります。教育と訓練を通じて、BCPとその重要性の理解、さらに業務の変化に伴う必要となるBCPの修正が自発的に行われていくような企業文化を醸成していくこともまた重要になります。

まとめ

以上がBCPの基本的な策定方法になります。緊急事態はいつ発生するか分からないため、BCPは策定するだけでなく、正しく会社に定着させることが必要です。そのためには、会社の経営者をはじめ、各部署のキーパーソンが基本方針の策定段階から積極的に参加していく必要があります。さらに策定後、毎年のように見直し、陳腐なモノにならないようPDCAを回していくことも重要なことになります。

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